Las empresas privadas con al menos un empleado pueden ofrecer a su personal formación bonificada o programada, orientada a mejorar sus competencias laborales. Este beneficio permite a las empresas obtener deducciones en sus aportes a la Seguridad Social, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos.
La formación bonificada se caracteriza por permitir a las empresas descontar del total o parte del costo de los cursos de formación profesional en los Seguros Sociales, siempre que los empleados hayan sido contratados desde el inicio del curso. Para un mejor entendimiento de cómo registrar esta operación, es útil observar un ejemplo práctico.
Las empresas que aprovechan estas bonificaciones deben registrar todos los gastos y deducciones derivados de las actividades formativas en una cuenta contable o sección específica bajo el título «Formación Profesional para el Empleo». Generalmente, las empresas beneficiadas deben utilizar cuentas o etiquetas específicas en su contabilidad para registrar tanto los costos como las deducciones en los Seguros Sociales, bajo la denominación común de “Formación Profesional para el Empleo”.
Cuentas para Gastos y Bonificaciones
Registro de Gastos
Para registrar estos gastos, se utilizan cuentas del Grupo 6, como:
- 649: Otros Gastos Sociales
- 623: Servicios Profesionales Independientes
Registro de Bonificaciones
Para contabilizar las bonificaciones, se pueden utilizar cuentas como:
- 740: Subvenciones Oficiales a la Explotación
- 741: Otras Subvenciones a la Explotación
- 755: Ingresos por Servicios al Personal
- 759: Ingresos por Servicios Diversos
Las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social deben registrarse siguiendo las normas de registro y valoración del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007) o el Plan General para Pequeñas y Medianas Empresas (Real Decreto 1515/2007), además de lo estipulado en la Orden JUS/319/2018 sobre la presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Naturaleza Contable de los Gastos de Formación
Los costos relacionados con la formación del personal se consideran gastos de personal y se contabilizan en la cuenta 649 Otros Gastos Sociales. En el caso de gastos internos (como personal o amortización) justificados para el curso bonificado, no es necesario crear una cuenta distinta a las usadas regularmente para gastos de personal, aunque se debe preparar una memoria justificativa que conecte estos costos con sus registros contables bajo la etiqueta «Formación Profesional para el Empleo».
Contabilización de Gastos y Aplicación de Bonificaciones
Los gastos de gestión de formación también deben contabilizarse en la cuenta 649 Otros Gastos Sociales. Las bonificaciones pueden registrarse en el grupo 74 o 75, o restarse del gasto contabilizado en la cuenta 642, siempre que la variación no sea significativa. Opcionalmente, se puede crear una subcuenta específica dentro del subgrupo 74 denominada «Ingresos por la Formación Profesional para el Empleo».
Alternativamente, se pueden usar cuentas como la 476000 del subgrupo 476 y la cuenta 642200 para la Seguridad Social, ambas bajo la denominación «Bonificación Formación Profesional para el Empleo».
En la cuenta específica “Formación Profesional para el Empleo” deben incluirse solo los gastos de las acciones formativas notificadas en la aplicación telemática y a las cuales se les haya aplicado la bonificación; gastos de alumnos no bonificados no deben incluirse en esta cuenta.
Gastos de Ejecución y Desplazamientos
Se recomienda que los gastos de ejecución y desplazamientos por formación se contabilicen en la cuenta 649, bajo el epígrafe «Formación Profesional para el Empleo». Si se deciden incluir en la cuenta 629, es aconsejable una memoria justificativa que relacione estos gastos con su registro contable.
En caso de facturas de viaje mixtas para trabajadores, solo la parte que corresponda a formación bonificada debe registrarse en 649 con una memoria justificativa de cada curso.
Las empresas que aplican estas bonificaciones deben llevar un control exhaustivo en sus libros contables, asegurando que los ingresos y gastos estén claramente identificados en registros o en documentos archivados con información detallada. Es obligatorio conservar los documentos de soporte, como facturas, nóminas, y extractos bancarios.
Esta metodología garantiza una administración transparente y en cumplimiento con las normas vigentes, además de facilitar futuras auditorías de los registros contables relacionados con la Formación Profesional para el Empleo.
Ejemplo Práctico de Contabilización
Un ejemplo de marzo:
- Factura de formación: 500 €, con bonificación total.
- Resumen de nóminas:
- Cuenta 640: Sueldos y salarios = 3,000 €
- Cuenta 642: Seguridad Social = 600 €
- Cuenta 4751: Retenciones de Hacienda = 250 €
- Cuenta 476: Seguridad Social = 850 € (sin bonificación)
- Cuenta 465: Salario neto = 2,500 €
Asientos contables:
- Factura de formación: cuenta 649 y 410 para el acreedor.
- Pago de factura: carga en cuenta 410 y abono en 572 Bancos.
- Bonificación en Seguridad Social: ingreso en 755 o 740 para reflejar la bonificación.
Finalmente, en cada cuenta donde se indique (Formación Profesional para el Empleo), se recomienda crear una subcuenta específica para un control detallado, por ejemplo 755001 para ingresos de Formación Profesional y 4100001 para acreedores de Formación Profesional.
Resumen Las empresas deben identificar y separar los gastos y bonificaciones aplicadas, usando denominaciones comunes como “Formación Profesional para el Empleo” y cuentas específicas del Grupo 6 y subgrupos 74 o 75 para bonificaciones.